Proses Pengendalian Manajemen: Perencanaan Strategis dan Penyusunan Anggaran

Uraian lengkap ada di buku Sistem Pengendalian Manajemen, Sri Mulyani, 2018

Sistem pengendalian manajemen memiliki urut-urutan tahapan proses pelaksanaan. Setiap tahapan yang dilakukan akan berpengaruh dan dipengaruhi oleh tahapan proses lainnya. Oleh karena itulah, pengendalian manajemen dikatakan sebagai sebuah sistem, di mana setiap tahapan akan saling mempengaruhi antara satu dengan lainnya. Artinya untuk menghasilkan sebuah sistem pengendalian manajemen yang baik, setiap tahapan yang dilakukan harus baik pula.

Tahapan proses pelaksanaan sistem pengendalian manajemen terdiri dari empat bagian, Empat tahapan proses pengendalian manajemen adalah:

1. perencanaan strategis;
2. penyusunan anggaran;
3. pengukuran kinerja; dan
4. manajemen kompensasi

Artikel ini hanya membahas poin perencanaan strategis dan penyusunan anggaran. Dua poin lainnya akan dibahas pada artikel selanjutnya.

1.Perencanaan Strategis

Perencanaan strategis diartikan sebagai proses memutuskan program-program yang akan diambil organisasi dan perkiraan jumlah sumber daya yang dialokasikan untuk masing-masing program selama beberapa tahun ke depan. Perencanaan strategis bersifat sistematis dan jangka panjang, terdiri dari kumpulan prosedur dan mencakup beberapa tahapan dalam pelaksanaannya. Beberapa peran dari perencanaan strategis adalah sebagai berikut.

1. Kerangka kerja untuk mengembangkan anggaran tahunan. Anggaran dibuat untuk mengalokasikan sumber daya untuk periode tertentu. Alokasi sumber daya nantinya akan berhubungan dengan tujuan apa saja yang akan dicapai pada periode tersebut. Dengan adanya perencanaan strategis organisasi dapat membuat formula untuk anggaran operasional yang efektif. Di samping itu akan berhubungan pula dalam pembuatan prioritas kerja pada periode tersebut.
2. Alat pengembangan manajemen. Perencanaan strategis yang berorientasi jangka panjang akan membantu pihak manajemen dalam membuat pola berpikir untuk strategi dan pelaksanaannya. Sehingga dapat dijadikan sebagai media pembelajaran dan pengembangan kapasitas pihak-pihak yang terlibat.
3. Mekanisme untuk berpikir jangka panjang. Perencanaan strategis juga secara tidak langsung membuat pihak manajemen untuk berpikir dampak jangka panjang dari keputusan yang diambilnya pada saat ini. Sehingga membuat manajemen lebih berhati-hati dan kreatif dalam proses berpikirnya.
4. Menyamakan persepsi strategi jangka panjang. Berbagai lini manajemen yang ada dalam satu organisasi terkadang mengakibatkan berbagai persepsi dan cara kerja dalam pencapaian tujuan organisasi, yang pada akhirnya dapat mengakibatkan terciptanya konflik di internal organisasi tersebut. Adanya perencanaan strategis akan membuat perbedaan platform ini dapat lebih diminimalisir. Sehingga seluruh pihak dapat lebih fokus dalam menjalankan strategi perusahaan daripada berdebat tentang cara pencapaian tujuan organisasi.

Perencanaan strategis akan sangat terasa sekali manfaatnya pada organisasi yang memiliki karakteristik:

1. seluruh pihak meyakini pentingnya perencanaan strategis;
2. organisasi relatif memiliki permasalahan yang kompleks;
3. ketidakpastian yang cukup berarti di masa mendatang, namun organisasi memiliki fleksibilitas dalam menyesuaikan diri.

Proses Perencanaan Strategis

Rencana strategis umumnya memiliki periode waktu selama tiga sampai lima tahun. Periode waktu tiga sampai lima tahun dianggap cukup untuk memperkirakan konsekuensi dari keputusan program yang dibuat saat ini. Konsekuensi dari rencana strategis, seperti misalnya keputusan bisnis untuk investasi ke wilayah baru atau pengembangan produk baru mungkin tidak terasa dalam jangka waktu pendek di bawah tiga tahun. Sementara itu jangka waktu di atas lima tahun juga mungkin terlalu sulit ditebak.

Perencanaan strategis juga berhubungan dengan proses menentukan cara melaksanakan strategi, sementara formulasi strategi adalah proses untuk menentukan atau menemukan strategi-strategi baru. Sehingga secara umum dapat digambarkan bahwa dalam proses formulasi strategi, manajemen menentukan strategi-strategi utama untuk mencapai tujuan organisasi, yang kemudian strategi utama tersebut akan dikembangkan menjadi berbagai program kerja dalam proses perencanaan strategis. Dalam praktiknya terkadang terdapat berbagai benturan antara formulasi strategi dan perencanaan strategis walaupun tujuan akhirnya tetap sama yaitu mencapai tujuan organisasi. Benturan ini terutama dikarenakan terdapat irisan antara proses formulasi dan perencanaan strategis.

Strategi juga memiliki sudut pandang tujuannya (Glueck, 1987), pembagian ini dibagi menjadi empat kategori yang meliputi berikut ini.

1. Strategi pertumbuhan. Strategi ini bertujuan untuk memperbesar organisasi dan ekspansi kegiatan organisasi tersebut.
2. Strategi pengurangan. Dilakukan dengan cara mengurangi skala organisasi untuk kepentingan efisiensi dan meningkatkan kinerja.
3. Strategi stabilitas. Strategi dengan tetap berfokus pada kegiatan yang telah dilakukan saat ini dengan mengurangi tekanan untuk pertumbuhan dan tanpa mengurangi komitmen pada beberapa perubahan operasi utama.
4. Strategi kombinasi. Melakukan kombinasi dari beberapa strategi yang ada, untuk menghadapi lingkungan yang dinamis dengan tingkat persaingan yang tinggi dan kompleks.

Proses perencanaan strategis melibatkan seluruh lini organisasi. Tujuannya adalah agar proses pengkomunikasian rencana strategis dapat berjalan dengan baik dan dapat dijalankan secara bersama-sama. Karena proses perencanaan strategis memiliki peranan yang cukup penting, beberapa organisasi besar bahkan memiliki unit perencanaan tersendiri yang memikirkan rencana pengembangan organisasi ke depannya. Ide-ide untuk rencana strategis yang dirumuskan dapat berasal dari berbagai pihak, bisa dari manajemen level atas, level menengah, level bawah, seluruh pegawai, maupun pihak eksternal. Melibatkan seluruh pegawai dalam perumusan rencana strategis dapat berjalan efektif karena mereka lebih mengetahui situasi dan permasalahan di lapangan, sehingga rencana strategis yang dibuat dapat lebih aktual sesuai dengan isu yang sedang berkembang.

Tahapan perencanaan strategis (Anthony dan Govindarajan, 2007), terdiri dari berikut ini.

1. Merancang visi, misi, dan sasaran organisasi. Visi, misi, dan sasaran organisasi merupakan platform sebuah organisasi. Visi adalah sebuah gambaran mengenai tujuan dan cita-cita di masa depan yang harus dimiliki organisasi sebelum disusun rencana bagaimana mencapainya (Susanto, 2008). Misi adalah bagaimana cara mencapai visi tersebut. Rencana strategis adalah implementasi dari visi, misi, dan sasaran tersebut.
2. Memahami kondisi organisasi pada saat ini. Proses memahami kondisi organisasi perlu dilakukan agar rencana strategis yang dihasilkan dapat benar-benar dilaksanakan dan sesuai dengan kondisi organisasi. Proses memahami kondisi ini juga termasuk di dalamnya menganalisis berbagai sumber daya yang ada di dalam organisasi untuk pelaksanaan rencana strategis.
3. Menentukan prioritas kerja. Prioritas kerja berhubungan dengan rencana apa yang menjadi prioritas untuk terlebih dahulu dilaksanakan, termasuk di dalamnya terdapat proses analisis apakah ada keterkaitan antara rencana yang satu dengan rencana lainnya.
4. Menyusun rencana strategis pencapaian tujuan berdasarkan prioritas kerja. Setelah dibuat gambaran prioritas kerja, baru kemudian dibuat rencana strategisnya. Penyusunan rencana strategis di antaranya mencakup tujuan yang ingin dicapai, urutan waktu pelaksanaan, sumber daya yang digunakan, pihak-pihak yang terlibat, dan berbagai hal lainnya.
5. Memonitor pelaksanaan dan melakukan pembaharuan jika diperlukan. Setelah rencana strategis secara resmi ditetapkan, pada tahap pelaksanaannya manajemen tentu harus tetap memonitor pelaksanaan di lapangan. Proses monitor diperlukan untuk mengetahui apakah rencana strategis telah dilaksanakan atau belum, di samping itu kegiatan pemantauan diperlukan untuk proses pembaharuan apabila diperlukan dalam pelaksanaannya.

2. Penyusunan Anggaran

Organisasi yang baik tentu saja harus terlebih dahulu membuat perencanaan dan proyeksi kegiatan ke depannya, sehingga arah tujuan yang akan dicapai dapat lebih awal terdefinisikan sehingga memudahkan pihak-pihak terkait untuk bekerja sama mencapai tujuan tersebut. Salah satu bentuk perencanaan yang sangat penting untuk dibuat yaitu perencanaan keuangan. Perencanaan keuangan ini yang selanjutnya dikenal dengan istilah anggaran. Anggaran dapat didefinisikan sebagai suatu rencana yang diungkapkan secara kuantitatif dalam unit moneter, untuk periode waktu tertentu. Anggaran disusun untuk memberikan jaminan bahwa rencana yang sudah dibuat dapat dilaksanakan dengan besaran biaya yang sudah diperhitungkan.

Berikut ini adalah beberapa karakteristik utama dari sebuah anggaran:

1. anggaran mengestimasi tingkat laba potensial dari suatu unit usaha;
2. anggaran dinyatakan dalam satuan keuangan;
3. anggaran umumnya meliputi periode waktu satu tahun;
4. anggaran merupakan komitmen manajemen;
5. anggaran ditelaah dan disetujui oleh pimpinan organisasi;
6. anggaran yang sudah ditetapkan hanya dapat diubah dalam kondisi tertentu;
7. anggaran dapat digunakan sebagai pembanding dengan kinerja keuangan aktual.

Peran dan Fungsi Anggaran

Anggaran berperan sebagai alat untuk membantu manajemen dalam melaksanakan fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan yang terutama ditinjau dari sisi keuangan. Sehingga anggaran dapat menjadi sebuah alat yang sangat bermanfaat untuk membuat pelaksanaan kegiatan organisasi yang efektif dalam jangka pendek. Di samping itu dengan adanya sebuah sistem anggaran yang baik, hal ini akan berguna untuk membuat pimpinan organisasi dalam mengambil langkah-langkah stratejik yang tepat sesuai dengan kondisi yang terjadi. Beberapa kegunaan lain dari sistem anggaran adalah sebagai berikut.

1. Memperjelas perencanaan strategis yang sudah dibuat. Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya bahwa anggaran merupakan tindak lanjut dari sebuah perencanaan strategis, yang dituangkan dalam bentuk pembagian sumber daya keuangan. Sehingga keberadaan anggaran ini dapat memperjelas pihak-pihak terkait mengenai seberapa besar tujuan yang dituju berkaitan dengan pengorbanan keuangan yang dikeluarkan.
2. Sebagai alat koordinasi dan komunikasi antar-lini organisasi. Pada saat penyusunan anggaran ini biasanya seluruh pihak yang terkait akan dikumpulkan untuk merumuskan proporsi anggaran masing-masing. Sehingga pihak terkait tersebut dapat berkoordinasi mengenai langkah pencapaian tujuan dan kerja sama yang akan dilakukan.
3. Sebagai bentuk pembagian tanggung jawab untuk manajemen. Anggaran yang telah disetujui seyogianya mempertegas pembagian tanggung jawab setiap lini organisasi yang terkait. Di samping itu juga digunakan untuk mempertegas pengotorisasian pembelanjaan anggaran masing-masing.
4. Sebagai dasar untuk evaluasi kinerja. Anggaran yang telah disetujui bersama adalah sebuah komitmen kerja manajemen dalam pencapaian tujuannya. Sehingga di kemudian hari komitmen tersebut akan dibandingkan dengan pencapaian sebenarnya di akhir periode. Sehingga dapat dijadikan sebagai salah satu dasar pimpinan organisasi untuk menilai apakah kinerja lini operasional organisasi sudah berjalan dengan optimal atau belum.

Proses Penyusunan Anggaran

Prinsip penyusunan anggaran merupakan kombinasi dari rencana dan proyeksi kinerja organisasi dengan menggunakan berbagai asumsi yang dapat diprediksi. Anggaran dibagi menjadi dua bagian utama yaitu anggaran yang bersifat pendapatan dan anggaran pengeluaran/biaya. Kategori anggaran yang berhubungan dengan kegiatan operasional langsung organisasi dapat dibagi menjadi lima bagian (Anthony dan Govindarajan, 2007), yaitu:

1. Anggaran pendapatan. Anggaran pendapatan merupakan perhitungan perencanaan pendapatan dalam periode tertentu.
2. Anggaran biaya produksi. Anggaran biaya produksi secara umum mencakup seluruh biaya yang mungkin akan dikeluarkan untuk dapat menghasilkan suatu produk barang atau jasa. Anggaran biaya produksi terdiri dari biaya bahan baku, biaya tenaga kerja langsung, dan biaya overhead.
3. Anggaran beban pemasaran. Beban pemasaran adalah pengeluaran yang dikeluarkan untuk memperoleh penjualan.
4. Anggaran beban administrasi dan umum. Pengeluaran ini dikategorikan sebagai pengeluaran kegiatan operasional kantor suatu organisasi.
5. Anggaran biaya penelitian dan pengembangan. Biaya penelitian ini berfungsi untuk membuat inovasi baru dalam hal produk yang dihasilkan. Proses penelitian dan pengembangan pada era sekarang ini diyakini bersama sebagai sesuatu yang penting untuk dilakukan, sebagai sarana untuk melakukan pembaharuan terhadap produk yang dihasilkan.

Secara prinsip proses penyusunan anggaran dibagi menjadi dua bagian, yaitu anggaran yang sudah ditetapkan besarannya baru kemudian pihak teknis mengalokasikan kepada bagian-bagian yang akan mempergunakan (top-down budgeting), yang kedua proses penyusunan anggaran diawali dengan usulan dan pengajuan dari setiap bagian (bottom-up budgeting). Berikut urut-urutan proses penyusunan anggaran yang biasanya dilakukan adalah sebagai berikut.

1. Proses pengorganisasian bertujuan untuk menyamakan persepsi dan mengetahui kebutuhan proporsi anggaran masing-masing bagian. Termasuk di dalamnya terdapat menyusun sistem pengendalian penggunaan anggaran.
2. Pembuatan pedoman. Pedoman berisi tentang garis besar pelaksanaan anggaran dan panduan penggunaan anggarannya.
3. Pengajuan proposal anggaran. Proposal anggaran merupakan bentuk pengajuan anggaran dari setiap bagian pengguna anggaran untuk kegiatan operasional masing-masing bagian selama satu periode kepada bagian anggaran.
4. Pada proses negosiasi ini bagian anggaran berdiskusi dengan pengusul anggaran membahas proposal anggaran yang diajukan dengan berbagai asumsi dan dibandingkan pula dengan pelaksanaan anggaran periode sebelumnya.
5. Review dan persetujuan. Tahap selanjutnya adalah proses review, pengalokasian anggaran, dan persetujuan dari pimpinan organisasi untuk anggaran periode tersebut.
6. Revisi anggaran. Revisi anggaran dimungkinkan untuk dilakukan agar tidak terjadi ketidaksesuaian antara anggaran yang telah disusun dengan keadaan yang terjadi. Secara umum proses revisi anggaran ada yang dilakukan secara periodik, misalnya setiap triwulan, ataupun dilakukan hanya bila terjadi keadaan tertentu yang di luar dari perkiraan sebelumnya.

Referensi

Anthony, Robert N. and Govindarajan, Vijay. (2007). Management Control  System. 12^th Edition. New York: McGraw-Hill Companies, Inc.

Emmanuel, Clive. (1990). Accounting for Management Control. 2^th Edition. Thomson Learning.

Glueck, William F. (1987). Strategic Management and  Business Policy. 3^rd  Edition. New York: McGraw-Hill Companies, Inc.

Koontz, Harold, et al. (2010). Essentials of Management. 8^h Edition. New York: McGraw-Hill Companies, Inc.

Horngren, Charles T. (2013). Introduction to Management Accounting. 16^th Edition. New Jersey: Prentice Hall Inc.

Merchant, Kenneth  and  Stede, Wim Van der. (2017). Management Control Systems: Performance Measurement, Evaluation  and  Incentives. 14^th Edition.  New  Jersey: Prentice Hall Inc.

Susanto, A. B. (2008). Visi & Misi: Langkah Awal Menuju Strategic Management. Jakarta: The Jakarta Consulting Group.